Вт, 19 Января, 2021
Липецк: -20° $ 73.55 89.25

Стань мастером офисных процессов

Игорь Сизов | 18.12.2020 08:45:00
Стань мастером офисных процессов

Фото Ольги Беляковой.

В Региональном центре компетенций (РЦК), в сфере производительности труда Липецкой области, открылась фабрика офисных процессов. Теперь 53 предприятия-участника национального проекта «Производительность труда и поддержка занятости» смогут подготовить настоящих мастеров для внедрения бережливых технологий не только на производстве, но и в офисе.

На фабрике процессов в этот день царила рабочая атмосфера офисной службы обувной фабрики. Между юридическим отделом, отделом безопасности и закупок в высоком темпе передвигались менеджеры с договорами, согласуя и подписывая различные документы. Они пытались заключить необходимое количество договоров закупки сырья и комплектующих для пошива обуви в отведенное для этого время.

На самом деле роль работников обувной фабрики выполняли офисные специалисты органов власти и предприятий, которые участвуют в национальном проекте. Впрочем, характер работы у них схожий, различие лишь в виде выпускаемой продукции.

Как сократить согласования

Обучение проходит в течение одного дня. Рекомендованная численность группы — не более пятнадцати человек. Сначала участники получают теоретические знания и напутствия тренеров. Потом проходят три раунда по тридцать минут. Условно раунд включает тридцать рабочих дней, так что каждая группа за один день как бы «проживает» целый квартал на производстве. В течение одного раунда они должны достичь четырех показателей. Два из них финансовые: затраты на один договор не должны превышать ста тысяч руб­лей, а прибыль для предприятия должна составлять от полутора миллионов рублей и выше. Здесь многое зависит от наличия штрафов и от того, успеют ли команды заключить пять договоров. Есть еще два операционных показателя. Один из них — договор должен быть заключен не более чем за четырнадцать минут (дней). К договору идут различные сопутствующие документы, которые нужно оформить без единой ошибки, так что работы хватает. Другой показатель — за весь период нужно заключить пять договоров.

От одного раунда к другому участники улучшают процессы и производственные показатели, применяя набор инструментов бережливого производства. Среди них поиск потерь, построение карты потока при закупках, стандартизированная работа, решение проблем и другие. В результате были выявлены излишние согласования и перемещения документов, дублирование процедур. Если после первого раунда не удалось заключить ни одного договора, то после второго — уже три договора. Помог тщательный разбор полетов после каждого этапа вместе с директором РЦК Александром Вартаняном и тренером РЦК Дмитрием Сальковым. Повысилась удовлетворенность процессами и самих участников. Они поняли свои промахи и сами определили, что нужно исправить, чтобы добиться успеха. А значит, у себя в офисе они теперь будут работать бережливо и с высокой производительностью.

Кстати, обучение для предприятий-участников регионального проекта «Производительность труда и поддержка занятости» бесплатное. Заявки на участие принимаются по электронной почте: info@ppt48.ru и по телефону: 8 (4742) 37-00-33.

Первая в России!

Евгения Локтионова, начальник управления инвестиций и инноваций Липецкой области:

— Сегодня произошло очень значимое событие для реализации национального проекта «Производительность труда и поддержка занятости» в нашем регионе — открылась фабрика офисных процессов. До этого на базе Регионального центра компетенций в сфере производительности труда Липецкой области уже успешно действовала фабрика процессов в промышленном производстве. Это учебная площадка. Ее участники в результате рабочих действий получают опыт применения инструментов бережливого производства и учатся исследовать их влияние на показатели предприятия.

Теперь началось обучение офисных сотрудников, которые есть практически в каждой компании. От их работы во многом зависят экономические результаты деятельности предприятий. Наша фабрика офисных процессов уникальна тем, что она является первой сертифицированной по стандартам ФЦК. Важный плюс состоит и в том, что ее деятельность может распространяться на бюджетную сферу, где также необходимо внедрять инструменты бережливого производства. Обязательно нужно отметить и третью отличительную особенность. Фабрика процессов в РЦК была создана при поддержке Федерального центра компетенций в сфере производительности труда.

Если оценивать в целом ход реализации национального проекта в нашем регионе, то следует отметить возросшую заинтересованность и активную позицию самих предприятий в данном процессе. Я сама свято верю в эти, надеюсь, необратимые улучшения в нашей экономике. И очень отрадно, что пошла волна активности не только со стороны государства, но и тех организаций и компаний, которые нуждаются в переменах. В наше сложное время многие понимают, что совершенно бесплатное включение в такой национальный проект — это реальный способ выживания и дальнейшего развития. А «сарафанное радио» уже работает на полную мощность, привлекая все новых сторонников бережливого производства.

Хочу отметить высокий уровень подготовки специалистов как регионального, так и Федерального центра компетенций в сфере производительности труда, которые работают на наших предприятиях. Все они обладают большим опытом в реальном секторе современного производства и самыми актуальными на сегодняшний день знаниями в этой сфере. Мое мнение, основанное на анализе реализации нацпроекта, — регион будет одним из лучших в стране по внедрению бережливых технологий. Итоги года подводить пока рано. Но уже сегодня можно сказать, что при плане на 2020 год в 44 участника национального проекта, у нас в него вступило уже 53 предприятия. Если в прошлом году мы размышляли над тем, как выполнить план, то в этом году думаем, где взять такое количество подготовленных специалистов, способных охватить своим присутствием всех желающих участвовать в национальном проекте.

Высокая оценка РЦК

Дарья Мовлян, тренер Федерального центра компетенций:

— Сейчас огромный спрос возник на то, чтобы улучшать офисные поддерживающие процессы. Поэтому перед ФЦК была поставлена задача создать фабрику офисных процессов, которая станет учебной площадкой для подготовки специалистов из самых разных сфер. Я принимала участие в разработке учебной программы. Мне в этом помог пятнадцатилетний опыт работы в государственной корпорации «Росатом», которая объединяет более 400 предприятий атомной отрасли. Там я занималась производственными, офисными процессами и внедрением проекта «бережливая поликлиника». Скоро год, как тружусь в Федеральном центре компетенций. В основном провожу обучение по применению инструментов бережливого производства.

Мы создали все условия, чтобы участники фабрики процессов могли погрузиться в реальный процесс офисной деятельности предприятия и постарались оптимизировать его. В данном случае выбрали процесс закупки сырья и материалов для производства спецобуви. Установлены показатели, которых необходимо достичь. Задача — проанализировать и сократить время протекания офисных процессов, затраты на выполнение одного договора. В конечном итоге участники должны получить для предприятия определенную прибыль. Применив инструменты бережливого производства, они добиваются довольно высоких результатов за три раунда. Все происходит в максимально напряженном ритме. Кстати, участники отмечают, что специфика деятельности на их конкретном рабочем месте очень схожая. Поэтому все быстро погружаются в работу, начинают вместе с тренерами проводить анализ и добиваться результатов. Попробовав это делать на фабрике офисных процессов, они применят полученные знания и навыки в реальной жизни. Многие уже рассказывают, что намерены поменять теперь в своей организации. Для нас это самый главный итог обучения. Еще мы нацелены на то, чтобы участники фабрики не только изучили процесс, но смогли сами его улучшить.

В Липецке я уже была трижды. В один из визитов посетила акционерное общество «Компания Росинка», которая успешно участвует в нацпроекте. В этот раз приехала, чтобы помочь коллегам Регионального центра компетенций открыть фабрику офисных процессов и дать свои рекомендации по улучшению обучения. Скажу сразу, что я много езжу по регионам страны и отмечаю рост интереса к реализации нацпроекта. Он дает реальный эффект благодаря своевременной поддержке государства. К сожалению, все еще есть предприятия с миллиардными прибылями, которые мало задумываются об улучшении производственных и офисных процессов. Поэтому работа предстоит большая. В Липецке сложился деловой климат и есть настрой на достижение высоких результатов. Александр Вартанян и его коллеги по Региональному центру компетенций представляют слаженную профессиональную и грамотную команду. Они, как говорится, заражены идеей внедрения бережливых технологий, а, значит, обязательно добьются реализации поставленных перед ними планов.

План перевыполнен

Александр Вартанян, директор Регионального центра компетенций:

— В августе прошлого года был создан наш Региональный центр компетенций. По плану он должен был начать работать через девять месяцев, но прошел этот путь в полтора раза быстрее. Мы активно работаем уже год. Несмотря на сложности с эпидемиологической обстановкой, нам удалось добиться высоких результатов.

Главное, практически полностью сформировали и аттестовали коман­ду, в которой опытные тренеры, постоянно работающие на производстве, руководители проектов и небольшой административный аппарат.

Второе важное достижение — сформированный с помощью органов исполнительной власти региона пул предприятий как для РЦК, так и консультантов Федерального центра компетенций. Мы значительно перевыполнили план по числу вовлеченных в нацпроект «Производительность труда и поддержка занятости» липецких компаний. У нас еще находятся на подписании договоры, так что до конца года рассчитываем привлечь к проекту пятьдесят четыре предприятия. И все, с кем мы уже отработали по три или шесть месяцев, высоко оценивают результаты нашей совместной деятельности. А те, с кем еще предстоит реализовать проект, рассчитывают на значительное повышение производительности труда в будущем. Если на начальном этапе в проект заходили в основном промышленные предприятия, то со временем мы добавили участников из жилищно-коммунальной сферы и рассчитываем, что и им удастся добиться успеха. А это кроме экономических результатов приведет к решению важной социальной задачи — росту удовлетворенности услугами ЖКХ.

По поручению главы региона Игоря Георгиевича Артамонова мы точечно решали другую актуальную проблему — улучшение работы с пациентами в медицинских учреждениях. Нам удалось сделать это благодаря тому, что сняли с врачей те функции, которые не требуют такой высокой квалификации. Наша задача — в каждом конкретном случае подобрать оптимальный инструмент и применить его на общее благо.

Как известно, процесс усовершенствований носит не разовый, а постоянный характер. Чтобы быть всегда в хорошей спортивной форме, зарядку следует делать регулярно. Так и производительность труда необходимо поддерживать непрерывно. Полную оценку всех происходящих процессов можно будет дать в течение двух-трех лет. Но это не значит, что по завершении шестимесячного цикла мы оставим предприятия без консультационной и организационной поддержки. Даже компании, которые втянулись в процесс еще в прошлом году, все равно обращаются к нам с вопросами. И мы при первой возможности стараемся их посещать, чтобы поддерживать на пути постоянного улучшения бережливых технологий.

Развиваем и совершенствуем мы и работу фабрики процессов. Если говорить о производственном ее направлении, то обучение прошли уже 256 человек. На нее иногда приезжали бухгалтеры и экономисты, которым была нужна своя специализация. И благодаря началу работы офисной фабрики мы решаем эту задачу. Теперь число участников фабрики процессов может значительно вырасти за счет специалистов офисных профессий.

Мозговой штурм дает результаты

Дмитрий Сальков, руководитель проекта и тренер Регионального центра компетенций:

— Принято говорить, что первый блин комом. У нас первый день работы фабрики офисных процессов наоборот прошел очень успешно. Главное, что удалось создать общими усилиями творческую атмосферу. Я почувствовал, что идет настоящий драйв, люди полностью вовлечены в процесс. У участников фабрики горят глаза, и они готовы не только учиться, но и в дальнейшем совершенствоваться сами, многое меняя в своей работе. Все подгруппы активно взаимодействовали, потом проходило мощное и продуктивное общее обсуждение выявленных недостатков. Мозговой штурм помогает улучшать процесс и добиваться высоких результатов.

Я сам недавно прошел аттестацию Федерального центра компетенций и получил допуск к самостоятельному ведению проектов. У меня есть опыт работы бригадиром в ПАО «Новолипецкий металлургический комбинат» и мастером производственного обучения в Липецком учебно-курсовом комбинате. Свои знания и опыт реализовал в новом для всех нас направлении по повышению производительности труда в Региональном центре компетенций. И я очень рад, что мы теперь начали вести новые предметы по внедрению бережливой концепции и расширили деятельность фабрики процессов. Это абсолютно своевременный шаг, продиктованный временем. Если бы государство не взялось за реализацию национального проекта «Производительность труда и поддержка занятости» и наш регион не принял активное участие в этом процессе, то потеряли бы время и перспективы развития.

Уходящий и наступающий годы — последний рубеж, когда можно еще успеть заскочить на ходу в вагон локомотива изменений, в котором уже несутся все прогрессивные страны. И мы можем занять достойную нишу на мировом рынке труда, если только будем настойчиво продвигать новейшие бережливые технологии. Надеюсь, что теперь нам удастся обеспечить высокую конкурентоспособность, так как движение за высокую производительность труда широко шагает по нашему региону и всей стране.

В новый год с нацпроектом

Эльвира Никитенко, заместитель начальника производственно-технического отдела ООО «Импульс»:

— ООО «Импульс» является динамично развивающейся компанией, оказывающей полный спектр услуг по строительным, монтажным и ремонтным работам с 2008 года. На сегодняшний день, благодаря профессионализму сотрудников и серьезной производственной базе по выпуску металлоконструкций, компания прочно закрепилась среди строительно-монтажных фирм, работающих на территории Центрального федерального округа.

Профессиональный персонал компании прошел через десятки реализованных проектов на таких важных площадках, как Новолипецкий металлургический комбинат, особой экономической зоны федерального уровня «Липецк», государственных компаний «Росатом», «Роснефть», «Транснефть». Генеральный директор ООО «Импульс» Виталий Викторович Иголкин является членом правления регионального объединения работодателей «Союз промышленников и предпринимателей Липецкой области».

В этом году наша компания вступила в национальный проект «Производительность труда и поддержка занятости», который призван повысить все экономические показатели. Наш отдел отвечает на предприятии за подготовку документации на строительно-монтажные работы и сдачу объекта заказчику. Мне доверили принимать участие в составе рабочей группы по реализации национального проекта. Поиск узких мест в работе начался с обучения на фабрике офисных процессов в РЦК. Здесь все организовано максимально интересно, а сам процесс отражает реальное положение дел во многих компаниях. Уже в ближайшие дни мы приступим к внедрению в отделах и цехах предприятия полученных знаний. Не секрет, что практически у каждого из присутствующих здесь участников фабрики есть на рабочем месте лишние операции, которые можно оптимизировать. Главное, правильно расставить приоритеты и дать каждому работнику четкое понимание значимости новых подходов к своей деятельности. Надеемся уже в наступающем году получить реальную отдачу от реализации всех заложенных в национальном проекте принципов бережливости.

На правах рекламы

 

Евгения Локтионова

Евгения Локтионова

Дарья Мовлян

Дарья Мовлян

Александр Вартанян

Александр Вартанян

Дмитрий Сальков

Дмитрий Сальков

Эльвира Никитенко

Эльвира Никитенко

Евгения Локтионова Дарья Мовлян Александр Вартанян Дмитрий Сальков Эльвира Никитенко
Написать нам
CAPTCHA
Принимаю условия обработки данных